Automatyzacja procesów biznesowych - jak wspiera dział HR?

Poznaj 7 korzyści z wdrożenia automatyzacji procesów działu HR

Jakie są najważniejsze procesy HR, które można zautomatyzować?

Wiele procesów HR można zautomatyzować. Oto niektóre z najważniejszych:

1.Rekrutacja.
2.Automatyzacja procesu rekrutacji pozwala na szybsze i bardziej efektywne przeglądanie CV, ocenianie wyników rekrutacji i zarządzanie kandydatami.
3.Zarządzanie dokumentacją pracowniczą.
4.Automatyzacja procesu zarządzania dokumentacją pracowniczą pozwala na łatwiejszy i szybszy dostęp do danych oraz ułatwia ich archiwizowanie.
5.Obliczanie wynagrodzeń.
6.Automatyzacja procesu obliczania wynagrodzeń pozwala na szybsze i bardziej efektywne wykonywanie zadań oraz zmniejsza ryzyko błędów ludzkich.
7.Budowanie relacji z pracownikami.
8.Automatyzacja procesu budowania relacji z pracownikami pozwala na szybsze i bardziej efektywne wykonywanie zadań oraz pozwala pracownikom HR na poświęcenie więcej czasu na wartościowe zadania.

Jakie są najważniejsze korzyści z automatyzacji procesów HR?

Oto niektóre z najważniejszych:
1.Automatyzacja pozwala na szybsze i efektywniejsze wykonywanie zadań, co pozwala pracownikom HR na poświęcenie więcej czasu na wartościowe zadania.
2.Automatyzacja procesów HR pozwala na zmniejszenie ryzyka błędów ludzkich, co z kolei prowadzi do poprawy jakości pracy i dokładności danych.
3.Automatyzacja procesów HR pozwala na zmniejszenie kosztów związanych z ręcznym wykonywaniem zadań. W dłuższej perspektywie pozwala to na oszczędność czasu i pieniędzy.
4.Automatyzacja procesów HR pozwala na łatwiejszy i szybszy dostęp do danych, co jest szczególnie ważne w przypadku dużych firm z wieloma oddziałami.
5.Poprawa zadowolenia pracowników.
6.Automatyzacja procesów HR pozwala na szybsze i bardziej efektywne wykonywanie zadań, co pozwala pracownikom HR na poświęcenie więcej czasu na wartościowe zadania, takie jak budowanie relacji z pracownikami i rozwijanie strategii HR.
7.Automatyzacja procesów HR jest coraz bardziej popularna wśród firm. Według raportu PwC, aż 72% firm planuje zwiększyć wydatki na automatyzację procesów HR w ciągu najbliższych trzech lat. Ponadto, według raportu McKinsey, automatyzacja procesów HR może przynieść oszczędności w wysokości nawet 20-30%

Jakie użyć narzędzia narzędzia do automatyzacji HR i jak je wdrożyć?

Wiele narzędzi dostępnych na rynku może pomóc w automatyzacji procesów HR, np.aplikacja Odoo oferuje szeroki zakres funkcji do zarządzania procesami biznesowymi, w tym również procesami związanych z zasobami ludzkimi (HR). Poniżej przedstawiam ogólne kroki, które można podjąć w celu automatyzacji procesów HR za pomocą Odoo:

1. Ocena wymagań i analiza procesów HR: Przed rozpoczęciem automatyzacji należy dokładnie przeanalizować obecne procesy HR w Twojej firmie. Zidentyfikuj zadania, które można zautomatyzować, takie jak rekrutacja, zarządzanie wynagrodzeniami i korzyściami, zarządzanie czasem pracy, ewaluacja pracowników itp. Określ priorytety i cele, które chciałbyś osiągnąć dzięki automatyzacji.

2. Instalacja i konfiguracja modułu HR: W Odoo istnieje specjalny moduł HR, który zawiera funkcje związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Upewnij się, że ten moduł jest zainstalowany w Twojej aplikacji Odoo. Następnie dostosuj go do swoich potrzeb, definiując hierarchię stanowisk, strukturę organizacyjną, katalog stanowisk, kwalifikacje itp.

3. Zarządzanie rekrutacją: Wykorzystaj moduł HR w Odoo do zarządzania procesem rekrutacji. Możesz tworzyć i publikować oferty pracy, zarządzać aplikacjami kandydatów, przeprowadzać ocenę kwalifikacji i wywiady, a także śledzić postęp rekrutacji. Automatyzuj powiadomienia e-mailowe do kandydatów i personelu odpowiedzialnego za rekrutację.

4. Zarządzanie wynagrodzeniami i korzyściami: Skonfiguruj moduł HR w Odoo, aby zarządzać procesem wynagrodzeń i korzyści dla pracowników. Zdefiniuj strukturę wynagrodzeń, tabelki płac, dodatki, benefity itp. Możesz również zintegrować moduł HR z modułem księgowym, aby generować automatyczne wypłaty.

5. Zarządzanie czasem pracy i urlopami: Odoo umożliwia śledzenie czasu pracy pracowników, zarządzanie grafikami pracy, zgłaszanie nieobecności i wnioskowanie o urlopy. Dostosuj ustawienia związane z czasem pracy i urlopami, aby odpowiadały polityce Twojej firmy.

6. Ewaluacja pracowników: Skonfiguruj system ewaluacji pracowników w Odoo, umożliwiając zarządzanie celami, ocenę wyników, planowanie rozwoju itp. Umożliwiaj pracownikom i przełożonym regularne monitorowanie postępów i udzielanie informacji zwrotnej.

7. Raportowanie i analiza: Odoo dostarcza wiele raportów i narzędzi do analizy danych
HR.

Wykorzystaj te funkcje do monitorowania kluczowych wskaźników wydajności (KPI) HR, takich jak rotacja pracowników, wskaźniki obecności, koszty zatrudnienia itp.

Pamiętaj, że powyższe kroki są ogólne, a dokładna konfiguracja zależy od unikalnych wymagań Twojej firmy. Dobrze jest również skonsultować się z zespołem IT lub specjalistami Odoo, aby uzyskać dalsze wsparcie i doradztwo w procesie automatyzacji HR.

Jak opisać procesy HR dla firmy IT?

Możesz to zrobić w formie opisu procesów HR w firmie samodzielnie lub z Partnerem Odoo, który przygotuje Ci demo rozwiązania, więc na tym etapie nie ponosisz ryzyka i żadnych kosztów.

Opis przykładowego procesu automatyzacji w HR

1. Określenie potrzeb rekrutacyjnych
Kierownik kontraktu/dyrektor działu musi określić niezbędne wymagania na danym stanowisku. Zgłoszenie wysyła na wskazany adres email. Zgłoszenie zostaje przypisane do osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie oferty pracy.

2. Przygotowanie ogłoszenia o pracy
Następnym krokiem jest stworzenie ogłoszenia o pracę, które zostanie opublikowane na stronie internetowej. Przy ogłoszeniu należy przygotować krótki opis wykorzystywany do publikacji w zewnętrznych serwisach. Ogłoszenie powinno zawierać informacje o stanowisku pracy, wymaganiach i oczekiwaniach dotyczących kandydatów oraz szczegóły dotyczące procesu rekrutacji.

3. Przyjmowanie aplikacji kandydatów
Po opublikowaniu ogłoszenia o pracy rozpoczyna się proces przyjmowania aplikacji od kandydatów. Kandydat ma obowiązek wypełnić przesłany do niego formularz "Profil Kandydata", który zawiera szereg pytań zamkniętych wykorzystywanych do automatycznej wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

4. Weryfikacja aplikacji - Etap "Wstępna kwalifikacja" lub odmowa
System na podstawie wypełnionej ankiety automatycznie odrzuca aplikacje nie spełniające wymagań formalnych. Wysłanie automatycznie wiadomości w przypadku odmowy. Aplikacje zatwierdzone automatycznie przechodzą do kolejnego etapu.

5. Etap "Rozmowa rekrutacyjna" 
Przejście do etapu wysyła automatycznie email do kandydata. W treści maila jest link do umówienia się na spotkanie z osobą prowadzącą rozmowy rekrutacyjne. Kandydat umawia się na spotkanie.

6. Przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych.
Następnym etapem jest przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych z wybranymi kandydatami. Podczas rozmów rekruterzy oceniają m.in. umiejętności komunikacyjne kandydatów, ich zaangażowanie i motywację do pracy oraz ich ogólne predyspozycje do stanowiska pracy. Rekruter zapisuje warunki współpracy: okres zatrudnienia, rodzaj umowy, wysokość zatrudnienia, inne ustalenia (samochód służbowy itp.).

7. Ocena kandydatów - Etap "Propozycja umowy" lub odmowa
Po zakończeniu rozmów kwalifikacyjnych rekruterzy oceniają kandydatów. Po negatywnej ocenie automatycznie wysłane podziękowanie za udział w procesie rekrutacji, natomiast w przypadku pozytywnej następuje obsługa kolejnych kroków procesu.

8. Generowanie dokumentów
System generuje i wysyła do kandydata skierowanie na badanie oraz przygotowuje umowę w aplikacji e-podpis w oparciu o szablon. Szablon umowy zostaje uzupełniony danymi wcześniej podanymi na wcześniejszych etapach. Umowa w formie elektronicznej jest wysyłana automatycznie do pracownika i zarządu do podpisu.

9. Etap "Gotowe do podpisu"
W momencie dostarczenia orzeczenia lekarskiego rekruter przenosi do etapu "Gotowe do podpisu". W tym momencie kandydat dostaje automatyczną wiadomość przypominającą o umowie wraz z linkiem do szkolenia BHP oraz dodatkowymi informacjami.

10. Etap "Umowa podpisana"
Kiedy umowa zostaje elektronicznie podpisana przez wszystkie strony, system automatycznie przenosi do etapu "Umowa podpisana". Po zakończeniu szkolenia BHP osoba odpowiedzialna za rekrutacje przenosi do ostatniego etapu.

11. Etap "Rozpoczęcie pracy"
Wysyłana jest wiadomość do kandydata podsumowująca rekrutację. W wiadomości znajdują się informacje kontaktowe, aby pracownik umówił termin rozpoczęcia pracy.