Ograniczenia nie kojarzą nam się zbyt dobrze. Ich wprowadzanie często łączy się z dużym uczuciem dyskomfortu, odczuwanym zarówno przez pracodawcę, jak i objętych ich zakresem pracowników. Niestety w prowadzeniu działalności narzucanie stosownych ograniczeń jest koniecznością, z którą dla dobra własnej firmy warto się zmierzyć.

Wyznaczenie jasnych i czytelnych wytycznych z zakresu kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa pozwala zapanować nad wydatkami i zaplanować kolejność oraz sposób ich realizacji. Dzięki ich wprowadzeniu, zarządzanie budżetem firmy staje się dużo bardziej precyzyjne. To z kolei stwarza szansę na połączenie potrzeb z rzeczywistymi możliwościami finansowymi firmy, chroniąc ją w ten sposób przed utratą płynności finansowej. Ważne jednak, aby owe ograniczenia wprowadzać umiejętnie, w taki sposób, by jak najbardziej zminimalizować ich niekoniecznie przyjemne konsekwencje. Jak to zrobić?

Ograniczenia w rozsądnej formie

Ograniczenia są ważne, to fakt – podobnie jak to, że ich wdrożenie wnosi do firmy wiele dobrego. Z tego właśnie powodu nie trzeba do nich przekonywać większości przedsiębiorców. To, że właściciele firm zdają sobie sprawę z rangi ograniczeń nie oznacza, że nie mają oni obiekcji, co do ich wprowadzania do własnych działalności. Sytuacja ta w dużej mierze wynika z nieodpowiedniej formy owych ograniczeń. Często są one zbyt restrykcyjne lub wręcz przeciwnie – pozostawiają pracownikom zbyt dużą swobodę w zakresie wydatków dotyczących prowadzonych przez nich działań i okazują się tym samym nieskuteczne.

Tymczasem zaostrzenie obowiązujących zasad wcale nie musi utrudniać pracy lub zniechęcać do jej wykonywania, obniżając w ten sposób wewnętrzną motywację i zaangażowanie pracowników. Wystarczy tylko dostosować ich zakres do realnych potrzeb zatrudnionych osób oraz wymagań, z jakimi muszą się mierzyć wykonując swoje obowiązki. W jaki sposób należy to zrobić?

Skuteczna metoda = skuteczne ograniczenia

Ograniczenia, które dotyczą wydatków będących udziałem pracowników, z całą pewnością nie mogą utrudniać ich pracy. Nie mogą więc być na tyle restrykcyjne, by pracownik przed dokonaniem każdorazowego zakupu musiał rozważać jego konieczność i opłacalność. Taka sytuacja skutkuje znacznym utrudnieniem wykonywanych obowiązków, co z kolei może doprowadzić niekorzystnych dla firmy konsekwencji. Unikanie obowiązków, szukanie własnych sposobów na ich złagodzenie lub pominięcie – w tym również uciekanie się do zachowań nieakceptowalnych – to tylko kilka przykładów.

Tymczasem wdrożenie ograniczeń w sposób umiejętny pozwala na zwiększenie kontroli nad wydatkami, bez niepotrzebnego zakłócania funkcjonowania firmy i ponoszenia ryzyka co do zachowań zatrudnionych. Na czym powinna polegać skuteczna metoda zaostrzenia zasad dotyczących wydatków firmy? Dobra metoda wdrażania ograniczeń powinna umożliwiać pracodawcy stałą kontrolę ich przestrzegania. Warto również zadbać o to, by istniała możliwość wprowadzania do nich potrzebnych zmian i to w dowolnym momencie, zgodnie z aktualnymi potrzebami firmy. Skuteczne ograniczenia powinny łączyć w sobie kilka cech, a także posiadać elastyczną formę.

Przykładem tak uniwersalnych rozwiązań są kart paliwowe euroShell Card, które umożliwiają sprawowanie kontroli nad wydatkami dotyczącymi zakupu paliwa i dostosowywanie wysokości kolejnych transakcji do aktualnej kondycji finansowej firmy. Korzystanie z nich jest proste i wygodne. Nie wiąże się z żadnymi utrudnieniami i nie zakłóca wykonywanych przez pracowników obowiązków, a wręcz przeciwnie – pozbawia ich konieczności podejmowania samodzielnych decyzji i ponoszenia za nie odpowiedzialności. Korzystanie z tak elastycznych metod sprawia, że ograniczenia pozwalające na redukcję firmowych wydatków są pozytywnie postrzegane zarówno przez zatrudnionych, jak i ich pracodawców.