Infolinia i inne usługi call center to dziś jedna z podstawowych form komunikacji firm z klientem. Możliwość bezpośredniego kontaktu klienta z przedstawicielami firmy w celu rozwiania wątpliwości, realizacji zamówienia, poznania oferty czy uzyskania wsparcia jest z punktu widzenia konsumenta istotnym elementem wizerunku dobrej, dbającej o swoich klientów firmy. Brak takiej opcji wygląda w oczach klientów nie tylko jak niedbalstwo, ale i brak zaangażowania w relację firma-klient, na której przecież powinna bazować się działalność każdego biznesu. Czy jednak wobec istnienia wielu innych możliwości komunikacji z klientem infolinia telefoniczna może poprawić jakość obsługi w firmie?

 

Co umożliwia infolinia?

Pojęcie infolinii rozumie chyba każdy przedsiębiorca. Stworzenie telefonicznego centrum obsługi klienta staje się bardziej docenianym rozwiązaniem, jeśli zdamy sobie sprawę z tego, co tak naprawdę może ono wnieść do działania twojej firmy. Czy klienci będą chętnie dzwonić? Jakie problemy mogą pojawić się podczas pracy z infolinią telefoniczną? Kto zajmie się ich obsługą? Pytań jest zwykle wiele, dlatego zanim wybierzesz sposób wykorzystania infolinii sprawdź, ile dobrego możesz dzięki niej zyskać.

Po pierwsze, infolinia to przede wszystkim szansa na obsługę zapytań klientów. Z pewnością codziennie pojawiają się tacy klienci, którzy mają po raz pierwszy do czynienia z twoją firmą i chcą poznać konkretne informacje na temat jej produktów i usług, bądź też są już wiernymi klientami i potrzebują rozwiania pewnych wątpliwości czy niezrozumiałych zagadnień. Trudno oczekiwać, że każdy z nich pojawi się w drzwiach twojej firmy oczekując wyjaśnień – podejście takie stanowiłoby kłopot zarówno dla firmy, jak i samego klienta. Dzięki infolinii telefonicznej problem znika samoistnie.  Z argumentem tym można z łatwością powiązać kolejny atut i funkcję infolinii telefonicznej, czyli wykorzystywanie jej w celach prezentacji oferty. Obsługa ta może odbywać się w dwie strony, bo może służyć zarówno nowym klientom chcącym skorzystać z oferty firmy, jak i firmie chcącej przedstawić swoim obecnym klientom nowe, ciekawsze rozwiązania.

Kolejną istotną kwestią umożliwianą przez sprawnie działającą infolinię jest szansa na kompleksowy system przyjmowania i rozpatrywania reklamacji oraz skarg. Dzięki infolinii możliwe jest wygospodarowanie czasu dla pracowników zajmujących się reklamacjami i skargami i kontakt z klientem w momencie ich rozwiązania. Klienci natomiast mają możliwość uzyskać przejrzyste, rzetelne informacje na temat statusu reklamacji.

Wpływ dobrze przygotowanej infolinii na działanie firmy

Infolinia telefoniczna to przede wszystkim ułatwiony kontakt z klientem i szansa na stworzenie bardziej otwartej, bezpośredniej relacji z nim. To jednak nie jedyna zaleta korzystania z tego typu rozwiązania. Dzięki stworzeniu w pełni funkcjonalnej, rozbudowanej infolinii, poprawie mogą ulec nie tylko relacje z potencjalnymi odbiorcami usług twojej firmy, ale i dynamika jej działania. Infolinia to dobra ścieżka do realizacji odbioru zamówień, wsparcie przy obsłudze przyjmowania płatności czy obsługa wystawiania faktur i wszystkich dokumentów związanych z zakupami. Rola ta jest szczególnie zauważalna i istotna w przypadku firm prowadzących sprzedaż i działalność internetową. Klienci, którzy do tej pory mogli kontaktować się jedynie z przedstawicielami firmy w sklepach fizycznych, często nie mającymi nic wspólnego z obsługą zamówień internetowych, mają dziś ułatwioną drogę, by uzyskać niezbędne informacje w sposób szybki i rzetelny. To z kolei kreuje pozytywny wizerunek firmy i stanowi podstawę przywiązania klientów do marki, ale też organizuje i porządkuje pracę poszczególnych działów firmy, dzięki czemu wszystko odbywa się sprawniej i korzystniej dla obu stron.

Outsourcing infolinii – dlaczego warto?

Co zrobić w przypadku chęci korzystania z infolinii? Zbudowanie własnego centrum obsługi telefonicznej to drogie i wymagające przedsięwzięcie, które dla firm z sektora MSP może być zbyt kosztowne, czasochłonne i wymagające. Znacznie lepszym rozwiązaniem w tym przypadku jest outsourcing usług call center w firmie, która o obsłudze infolinii wie wszystko i potrafi zorganizować jej pracę tak, by kontakt twojej firmy z klientem był płynny i przejrzysty, a budżet firmy nie ucierpiał przy tym znacząco. IPT Call Center pomaga firmom w stworzeniu infolinii, która wspiera realizację usług przedsiębiorstwa, pozwala stworzyć przyjazny i przejrzysty system komunikacji z klientem lub kontrahentami oraz daje gwarancję zapewnienia profesjonalnej obsługi zapytań.

materiał zewnętrzny