Organizacja wydarzenia jest związana z wystąpieniem ryzyka. Nawet najbardziej dopracowany plan powinien uwzględniać możliwość wystąpienia kryzysu. Uniknięcie wpadek jest trudne, ale sytuację można opanować będąc do tego przygotowanym.

Organizacja konferencji jest operacją o różnorodnym poziomie trudności. Każdy organizator powinien założyć, że coś może pójść niezgodnie z planem. Detale, sytuacje niezależne od organizatora czy wypadki losowe – kryzys czeka na każdym kroku. Wraz z Hotelem Nadmorskim przygotowaliśmy 5 wskazówek, które mogą pomóc w opanowaniu kryzysu, zanim wymknie się spod kontroli.

  1. Planowanie
    Skala zagrożeń wzrasta wraz z wielkością wydarzenia. Uniknięcie wpadek jest bardzo ciężkie, a czasem wręcz niemożliwe. Na niektóre czynniki, takie jak pogoda czy wypadki losowe, nie ma się wpływu. Rozwiązaniem problemu jest świadomość zagrożeń i przygotowanie scenariuszy, aby zapewnić bezpieczeństwo uczestnikom i alternatywną formę zajęcia czasu. We wczesnej fazie planowania należy ocenić ryzyko, zidentyfikować co może okazać się zagrożeniem i przygotować się na te zdarzenia. W ten sposób zapobiegnie się wystąpieniu wpadki lub zminimalizuje jej skutki.

  2. Odpowiedzialność
    Siła tkwi w dobrze zorganizowanym zespole. Przed wydarzeniem warto sporządzić listę ważnych telefonów do osób, które angażują się w organizację. Kolejnym krokiem jest ustalenie kto jest za co odpowiedzialny, aby uniknąć chaosu. Zespół powinien mieć dostęp do programu, gdzie będą zapisane wszystkie osoby z punktami za jakie są odpowiedzialne. Dzięki temu uniknie się niespodzianek, nie zapomni się o szczegółach lub niczego się nie pominie.
  3.  Doświadczenie
    Współpracując z zewnętrzną agencją, realizatorem wydarzenia lub osobami w miejscu wydarzenia, warto dowiedzieć się jakie są ich doświadczenia. Współpraca z niedoświadczonymi ekipami jest często popełnianym błędem. Gdy będzie za późno może się okazać, że dane miejsce lub zespół wspomagający nie będą odpowiednie dla profilu wydarzenia. W takich wypadkach ważne jest też doświadczenie w reagowaniu na zaistniałą sytuację i posiadanie planu alternatywnego w zanadrzu. Takie sytuacje należy opanować jak najszybciej, ponieważ będą one wypominane przy każdej nadarzającej się okazji.
  4. Reakcja
    W razie wystąpienia kryzysu, ważna jest odpowiedź na zaistniałą sytuację. Trzeba zachować zimną krew i na spokojnie starać się rozwiązać problemy. W tym wypadku przydają się wcześniej przygotowane scenariusze i kontakty do osób zaangażowanych. Obsługa miejsca, w którym odbywa się wydarzenie, w wypadkach takich jak problemy techniczne, może pomóc w szybkim zażegnaniu trudności. 
  5. Przekaz
    W momencie, gdy uczestnicy zauważą, że wystąpił kryzys, powinno się postarać odpowiedzieć na ich pytania i wątpliwości. Ignorowanie sprawi, że problem będzie eskalował, a goście pomyślą, że organizatorzy nie mają kontroli nad wydarzeniem i dlatego panuje chaos. Na bieżąco można informować o zaistniałej sytuacji na mediach społecznościowych lub w punktach informacyjnych. Takie działania zapewnieniom o pracy nad rozwiązaniem niedogodności i z pewnością zostaną pozytywnie odebrane przez uczestników wydarzenia.

Komplikacje na wydarzeniach zdarzają się każdemu, dlatego powinno się pamiętać o planie na szybkie zażegnanie kryzysu i o informowaniu uczestników na bieżąco. Mimo drobnych potknięć, można zapewnić dobry odbiór konferencji wśród osób biorących w niej udział.

Wojciech