Faktura zaliczkowa – kiedy ją wystawić i jak ją rozliczyć?

Zarządzanie magazynem nie musi być wcale aż tak bardzo trudne i skomplikowane. Jeżeli zastanawiamy się, jakie rozwiązanie może znacząco usprawnić zarządzanie magazynem w naszej firmie to z całą pewnością powinniśmy dowiedzieć się więcej na temat systemu Warehouse Management System (WMS). Czym zatem jest WMS? Jakie korzyści niesie za sobą wdrożenie takiego systemu w naszej firmie? W jakich przedsiębiorstwach warto z niego korzystać?
24 listopada 2021
Szkolenia dla pracowników – co zrobić żeby były ciekawe?
16 marca 2022

Faktura zaliczkowa stanowi istotny dokument w procesie zarówno handlowym, jak i usługowym, który często wystawiany jest przez firmy oraz przedsiębiorstwa. Kiedy jednak dokładnie należy ją wystawić i w jaki sposób się ją rozlicza? 

Faktura zaliczkowa – czym jest i co musi zawierać? 

Faktura zaliczkowa to dokument księgowy, który wystawiany jest jako częściowa bądź całkowita przedpłata za zamówiony towar lub usługę. Jest to również pewnego rodzaju zabezpieczenie, przed wycofaniem się kontrahenta z danej transakcji. Wystawienie faktury zaliczkowej wykonuje się często na poczet wykonania konkretnej usługi, w przypadku której to wykonawca decyduje się zakupić niezbędne materiały.  

Do niezbędnych informacji, jakie należy umieścić na fakturze zaliczkowej, należą przede wszystkim kwota zaliczki wpłaconej przez klienta oraz informacja o całościowej wysokości danej transakcji. Poza tym, faktura musi zawierać datę jej wystawienia, dane sprzedawcy oraz odbiorcy (adres i NIP), nazwę towaru bądź usługi ze szczególnym zaznaczeniem słowa „zaliczka”, stawkę podatku VAT, kwoty VAT, netto i brutto, a także kolejny numer faktury zaliczkowej. Należy również uwzględnić w dokumencie informacje dotyczące terminu oraz sposobu płatności, jak i ewentualny numer rachunku bankowego.  

Wystawianie i rozliczanie faktur zaliczkowych – jak to zrobić? 

Fakturę należy wystawić w momencie, kiedy obie strony zaakceptują warunki transakcji. Przed wystawieniem tego rodzaju dokumentu można również sporządzić zawierającą wszelkie niezbędne szczegóły ofertę bądź zlecenie. W tym przypadku należy uwzględnić przedmiot zakupu wraz z jego ceną i ilością, jak i czas realizacji oraz wykonania opisywanego zamówienia. Zaliczkę wystawić można z terminem płatności na ustaloną wcześniej między stronami kwotę bądź na podstawie dokonanej już wcześniej wpłaty, przy czym w drugim przypadku, wystawienie jej jest obowiązkowe, gdyż ma na celu rozliczenie wpłaty. Faktura tego rodzaju może zawierać częściową lub całkowitą zapłatę za towar, zaś do jednego zamówienia bądź usługi można wystawić kilka zaliczek, obejmujących różne terminy – istotne jest jednak, aby każda z nich została zaksięgowana. Wystawiaj bez problemu faktury zaliczkowe – sprawdź na afaktury.pl jak możesz zrobić to w prosty sposób. 

Jak rozliczyć fakturę zaliczkową? Po zakończeniu danej transakcji, każdą zaliczkę należy rozliczyć, wystawiając fakturę końcową. W przypadku większej ilości zaliczek, można je rozliczyć jedną fakturą. Jest to rodzaj zwykłej faktury, która musi zawierać zaliczki odjęte od pełnej wartości danego towaru bądź usługi. Należy w tym celu wpisać NIP nabywcy w wyszukiwarce listy faktur zaliczkowych, określając również termin wystawienia faktury zaliczkowej. Rozliczając jedną zaliczkę, wystarczy wybrać ikonę ROZ, zaś w przypadku większej ilości zaliczek, należy wszystkie je zaznaczyć, klikając w „rozlicz zaliczkę”.  

W obu przypadkach widoczna będzie faktura z następnym bieżącym numerem, natomiast dane stron zawierających transakcję zostaną uzupełnione automatycznie, uwzględniając informacje zawarte na zaliczce. Uzupełniona zostanie również tabela, zawierająca nazwę towaru bądź usługi, określona „rozliczenie zaliczki numer…”. Kwota zostanie wyświetlona zgodnie z ceną zawartą na zaliczce, jednak będzie przedstawiona jako wartość ujemna. Wolną linijkę tabeli należy uzupełnić o kwotę umowną towaru bądź usługi, natomiast końcowa kwota zostanie zmniejszona o wpłacone zaliczki. Końcowym etapem jest zaś zapisanie faktury rozliczającej zaliczki, a następnie przesłanie jej księgowości oraz kontrahentowi.