Agencja eventowa – czym się zajmuje i dlaczego warto z nią współpracować?

Jak otrzymać darmowy terminal płatniczy i nie płacić prowizji od transakcji? To proste!
6 kwietnia 2021

Konferencje, spotkania biznesowe, świąteczne przyjęcia, wyjazdy integracyjne i firmowe team-building – wszystkie te wydarzenia przyczyniają się do rozwoju i sukcesu przedsiębiorstwa. Organizacja kongresów branżowych sprzyja pozyskiwaniu nowych kontaktów biznesowych, a dzięki integracjom firma zyskuje zmotywowanych, zaangażowanych i lojalnych pracowników. Warto powierzyć przygotowanie tych wydarzeń profesjonalnej agencji eventowej. 

Pikniki, szkolenia, konferencje – czym zajmuje się agencja eventowa? 

Agencja eventowa, to zespół specjalistów zajmujących się planowaniem i organizacją szeroko pojętych wydarzeń. Profesjonalne firmy zajmujące się event planningiem z powodzeniem mogą zaprojektować i przeprowadzić takie wydarzenia jak: 

  • Szkolenia 
  • Konferencje i kongresy 
  • Bankiety i bale 
  • Pikniki i koncerty plenerowe 
  • Team-buildingi i wyjazdy integracyjne 
  • Integracje online 

W czym może pomóc agencja eventowa? Poznj zadania agencji eventowej 

Firma eventowa specjalizuje się w kompleksowej organizacji wydarzeń dla klientów – zarówno jednostek sektora publicznego, jak i prywatnych firm i międzynarodowych koncernów. Ze względu na to, że pod pojęciem „event” może kryć się zarówno kameralne, świąteczne spotkanie firmowe, jak i duża konferencja z udziałem zagranicznych gości lub piknik rodzinny z występem gwiazd światowego formatu, zakres działań agencji specjalizującej się w organizacji wydarzeń jest bardzo szeroki. 

Do zadań agencji eventowej należy m.in.: 

  • Opracowanie koncepcji wydarzenia oraz motywu przewodniego 
  • Zaplanowanie przebieg eventu i ustalenie harmonogram działań 
  • Przygotowanie materiałów informacyjnych, zaproszeń, grafik 
  • Organizacja całości wydarzenia i czuwanie nad jego prawidłowym przebiegiem 

Profesjonalna agencja eventowa świadczy usługi end-to-end. Zaczynając od opracowania planu i harmonogramu imprezy, poprzez zaproszenie gości, gwiazd i influencerów, po organizację zaplecza technicznego, hotelowego czy sanitarnego. Bez względu na to czy liczba uczestników wydarzenia to 50, 100, 1000 czy 10 000 osób, decydując się na współpracę z dobrą firmą eventową, klient może powierzyć w całości organizację eventu w ręce specjalistów i cieszyć się uczestnictwem w profesjonalnie przygotowanym wydarzeniu. 

Kiedy warto skorzystać z usług agencji eventowej? 

Przygotowanie eventu firmowego wymaga czasu i dużych nakładów pracy. Wyszukanie odpowiedniego miejsca – hotelu czy pleneru, zapewnienie cateringu i atrakcji dla uczestników, przygotowanie plakatów informujących o wydarzeniu i zaproszeń, organizacja zaplecza technicznego – na realizację tych wszystkich działań potrzebny jest czas oraz znajomość branży. Dla klienta, który ceni sobie profesjonalizm, a jednocześnie nie chce obciążać wewnętrznego działu HR i marketingu, współpraca z doświadczoną agencją eventową jest najlepszym rozwiązaniem. 

Kompleksowość oferowanych rozwiązań, a także wiedza i doświadczenie event managerów pozwalają na profesjonalne przygotowanie nawet najbardziej wymagających eventów. Dzięki temu klient zyskuje pewność, że zaplanowana gala, konferencja czy team-building zakończy się sukcesem i 100% realizacją założonych celów. 

Co zyskujesz dzięki współpracy z agencją eventową? 

Do głównych zalet współpracy z agencją można zaliczyć: 

  • Oszczędność czasu 
  • Możliwość skorzystania z know-how event managerów 
  • Dostęp do gotowej bazy pomysłów oraz możliwość wykreowania wydarzenia zgodnie z pomysłem klienta 
  • Kompleksowość oferowanych rozwiązań 

Firma eventowa zadba o każdy aspekt wydarzenia. W fazie koncepcyjnej opracuje kreatywne pomysły na integrację pracowników, efektywną konferencję czy spektakularne otwarcie nowego biura. Przygotuje atrakcje dla uczestników, gadżety z logo firmy czy customizowane grafiki. Zorganizuje i będzie czuwała nad przebiegiem całości wydarzenia, tak, aby event zakończył się sukcesem i spełnił oczekiwania nawet najbardziej wymagających klientów.