Na czym polega automatyzacja procesów biznesowych?

Szkolenia w dziale HR – tych szkoleń nie powinno zabraknąć
2 marca 2020
Po interwencji Rzecznika MŚP gdański sąd uchylił decyzję ZUS-u i przyznał przedsiębiorcy prawo do zasiłku opiekuńczego
3 marca 2020

Portrait of successful young businesswoman leading meeting with employees in office and pointing at laptop screen, copy space

Nowoczesne rozwiązania typu workflow umożliwiają digitalizację i automatyzację procesów biznesowych, dzięki czemu informacje, dokumenty i zadania będą przekazywane pomiędzy uczestnikami procesu według ściśle określonych procedur i reguł. Automatyzacja procesów biznesowych jest odpowiedzią na potrzeby nowoczesnych firm, które do sprawnego działania potrzebują odpowiedniego wsparcia technologicznego. Na czym polega automatyzacja zadań i procesów biznesowych oraz jak optymalnie wykorzystać ją w firmie?

Automatyzacja procesów biznesowych w praktyce

Automatyzacja procesów biznesowych to szereg działań, które podejmowane są w celu zastąpienia, ulepszenia lub przyspieszenia pracy tradycyjnie wykonywanej przez człowieka, przy zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań i mechanizmów technologicznych.

Coraz popularniejsze w biznesie jest tzw. podejście procesowe, które zakłada, że firmy działają w oparciu o procesy, które zawierają zasady ich działania (tzw. know-how) oraz dają im przewagę nad konkurencją na rynku. Za automatyzację procesów biznesowych odpowiedzialne są specjalne programy, które pozwalają na całkowitą lub częściową automatyzację wielu procesów zachodzących w firmie. Automatyzacji mogą podlegać zarówno rutynowe czynności, jak i nietypowe lub okazjonalne zadania, które pojawiają się w firmie jedynie od czasu do czasu.

Przy zarządzaniu procesowym bardzo często mówi się o workflow, czyli przepływie pracy (zadań). Pod pojęciem tym kryje się również przepływ dokumentów i informacji (danych) między elementami procesu (tzw. aktorami, którymi mogą być poszczególni pracownicy lub całe działy, jak również inne systemy). W celu usprawnienia workflow w firmie bardzo często wykorzystuje się automatyzację procesów, która pozwala na znaczące usprawnienie przepływu oraz oferuje ponadto pracownikom biorącym udział w działaniach niezbędne narzędzia i rozwiązania technologiczne.

Automatyzacja procesów biznesowych i związane z nią korzyści dla firmy

Automatyzacja procesów biznesowych niesie za sobą liczne korzyści, które doceni każda firma zorientowana na rozwój i utrzymanie lub zdobycie przewagi konkurencyjnej na rynku. Przede wszystkim pozwala na oszczędności czasowe, gdyż jej zastosowanie w firmie przyczynia się bezpośrednio do wzrostu efektywności działań realizowanych przez pracowników. Część czynności należących do ich obowiązków ulega bowiem zautomatyzowaniu, co zdejmuje z pracownika obowiązek osobistego zajmowania się nimi. Najczęściej są to rutynowe, proste i powtarzalne czynności. W efekcie, pracownicy mogą w większym stopniu skupić się na zadaniach wymagających ich specjalistycznych kompetencji, wiedzy i zgromadzonego doświadczenia, a ich praca staje się wydajniejsza, bardziej jakościowa i satysfakcjonująca. W wielu przypadkach, taka optymalizacja procesu może bezpośrednio przełożyć się na wyniki sprzedażowe firmy, nie mówiąc o redukcji kosztów działalności, szczególnie w obecnych realiach tzw. rynku pracownika i deficycie specjalistów oraz wysoko wykwalifikowanych ekspertów w większości branż.

Najnowsze trendy w automatyzacji procesów biznesowych

Hiperautomatyzacja i demokratyzacja IT jedne z najważniejszych obecnie trendów technologicznych. W poszukiwaniu wydajności automatyzujemy dziś wszystko, a bez demokratyzacji IT nie będzie to możliwe. Hiperautomatyzacja to odpowiednik robotyzacji taśm produkcyjnych w obszarze obsługi procesów biznesowych. To dążenie do tego, aby to, co może się dziać automatycznie nie zajmowało naszego czasu. Ważna jest tu również powtarzalność, bezbłędność, kontrola i audytowalność. Dlatego Gartner wiąże hiperautomatyzację z koncepcją tzw. digital twin – odzwierciedlenia procesów fizycznych w sferze cyfrowej. W praktyce oznacza to, że korzystamy z coraz większej ilości wygodnych w użyciu aplikacji i oczekujemy kolejnych, wspierających procesy, w których uczestniczymy. Organizacje napotykają tu często na dwa rodzaje ograniczeń: zasoby działów IT i dostępność specjalistów, którzy takie rozwiązania mogą tworzyć i obsługiwać oraz problemy z obsługą zmian w tradycyjnych rozwiązaniach IT – a te są konieczne, bo inaczej automatyzacja szybko zaczyna bardziej ograniczać niż wspierać.

Odpowiedź na pierwszy problem to demokratyzacja IT. Dzięki platformom no-code / low-code automatyzować procesy biznesowe mogą użytkownicy rozumiejący proces i mechanizm workflow, ale niekoniecznie posiadający umiejętność programowania. Narzędzia te pozwalają im na proaktywny udział w tworzeniu aplikacji biznesowych i dzięki temu usprawniają komunikację między IT a biznesem. Bez tak innowacyjnego podejścia organizacjom trudno będzie sprostać wyzwaniu hiperautomatyzacji.

Problem z efektywnym zarządzaniem zmianą pojawia się nawet w najnowocześniejszych systemach do automatyzacji procesów biznesowych, więc wybierając spośród rozwiązań tej klasy, warto zwrócić szczególną uwagę na to, czy zapewnia ono możliwość wprowadzania zmian z praktycznie natychmiastowymi rezultatami i dokładną dokumentacją.

Nowoczesna automatyzacja procesów biznesowych przynosi firmie również znaczące oszczędności, które dotyczą nie tylko pieniędzy, ale także czasu. Jej zaletą jest także uniwersalność oraz możliwość dostosowania do wymagań i potrzeb każdej firmy.

materiał partnera