W jaki sposób funkcjonalne, przejrzyste i w pełni bezpieczne bezpieczne archiwum wpływa na efektywność działania firmy?

franczyza w Sieci Ship Center
A może franczyza w Sieci Ship Center?
7 sierpnia 2014
Franczyza dobra, ale nie u każdego
Da Grasso wchodzi w szeregi PizzaPortal
8 sierpnia 2014

Jest oczywiste, że systematycznie porządkowana i ewidencjonowana dokumentacja powstająca w firmie lub dowolnej instytucji służy zagwarantowaniu właściwej ochrony danych (w tym również danych wrażliwych!), ciągłości działania organizacji, zapewnieniu płynności finansowej, a także – co nie mniej istotne – spełnieniu najwyższych standardów wizerunkowych. Istnieją obecne dwa podstawowe sposoby organizacji firmowego archiwum: archiwum tradycyjne (papierowe) oraz archiwum elektroniczne (cyfrowe). Dokonując wyboru, które z nich będzie dla firmy bardziej opłacalne i funkcjonalne, warto wziąć pod uwagę kilka czynników.

 
Jeśli trudno podjąć decyzję, jak archiwizować dokumenty, aby zapewnić ich stuprocentowe bezpieczeństwo oraz zgodność z aktualnymi przepisami prawnymi, można skorzystać z pomocy wyspecjalizowanych firm zewnętrznych zajmujących się archiwizacją i organizacją archiwów w sposób profesjonalny. Zarówno dokumentacja papierowa, jak i dokumenty przechowywane na innych nośnikach danych wymagają bardzo dokładnie określonych warunków, spełniających przede wszystkim standardy bezpieczeństwa. Kompleksowa usługa związana z archiwizacją dokumentacji firmowej jest warta swojej ceny i stanowi inwestycję, która z pewnością zaprocentuje w przyszłości. Doskonale uporządkowane i nowocześnie wyposażone archiwum, które na dodatek działa z wykorzystaniem wystandaryzowanych procedur, spełnia swoje zadanie w optymalny sposób. Gwarantuje sprawny, szybki, a jednocześnie bezpieczny dostęp do dokumentów, niezależnie od tego, czy w grę wchodzą materiały archiwalne kwalifikowane do tak zwanej kategorii A czy też dokumentacja niearchiwalna zaliczana do kategorii B, dokumentacja techniczna czy też akta osobowe pracowników przedsiębiorstwa. W każdym przypadku konieczne jest uprzednie zakwalifikowanie akt do odpowiedniej kategorii i przyporządkowanie do właściwej grupy rzeczowej, a następnie tematyczne i chronologiczne uporządkowanie teczek, segregatorów i pudełek. Dokumenty zostają oznaczone i spakowane do specjalnych pudeł archiwizacyjnych. Końcowe etapy archiwizowania dokumentów obejmują sporządzenie ewidencji akt oraz wydzielenie tych dokumentów, dla których wymagany okres przechowywania się skończył (okresy te są ściśle określone w przepisach).
 


Efekt prawidłowej archiwizacji to uporządkowana i czytelnie zewidencjonowana dokumentacja, duża oszczędność czasu i miejsca oraz pełne bezpieczeństwo zarchiwizowanych danych.